Privacyreglement

Welke persoonsgegevens gebruiken wij en wat doen wij met die gegevens?

Gegevens bij aanmelding bij Het Studielokaal

Bij aanmelding bij Het Studielokaal voor een van onze diensten vragen wij van de ouder(s) de naam, telefoonnummer, e-mailadres en woonadres. Het e-mailadres en telefoonnummer gebruiken we om contact over de vorderingen te onderhouden, zoals het versturen van het dagelijkse verslag en de periodieke verslaglegging. De NAW gegevens gebruiken wij voor de facturering.

Van de leerling vragen wij de naam, klas, mentor en telefoonnummer. De naam en klas en hebben wij nodig voor de directe (onderwijskundige) begeleiding. Ook vragen wij van de leerling het mobiele nummer. Wij gebruiken dit eigenlijk enkel voor noodsituaties / absenties om eventueel snel met de leerling contact op te kunnen nemen.

Emailadressen van de ouders worden ook gebruikt in het kader van klanttevredenheidsonderzoeken en in sommige gevallen om ouders op de hoogte te brengen van specifieke onderwijsdiensten (bijvoorbeeld over examentrainingen voor leerlingen in het examenjaar).

Om aan de huiswerkbegeleiding mee te doen hebben wij ook toegang tot de Magisteromgeving van de leerling nodig. Als wij die toestemming hebben gekregen (middels een vinkje bij de aanmelding) voegt de school de leerling toe aan ons Magisteraccount. Wij hebben dan toegang tot slechts een klein deel van de leerlinggegevens in Magister, namelijk de cijfers (proefwerken/SO’s/rapport) en het huiswerk in de agenda. Deze gegevens hebben wij nodig onze onderwijsondersteunende diensten uit te kunnen voeren. Alle overige gegevens die de school van de leerling in Magister heeft staan, zien wij niet.

Overige persoonsgegevens

Ouders kunnen, op eigen initiatief, de gezinssituatie en/of – samenstelling, medische gegevens als dyslexie, ADHD, en overige pedagogische kenmerken delen.

Opslag van gegevens

Alle gegevens die wij krijgen bij de aanmelding en alle data van leerlingen die wij zelf genereren (zoals dagverslagen) worden verwerkt en opgeslagen in de Google-Apps Suite. Google slaat deze gegevens op haar servers op die staan in de Verenigde Staten of in de Europese Unie. De Verenigde Staten worden door de AVG (de privacy wetgeving) als veilig gezien, zoals omschreven in de overeenkomst (Privacy Shield) tussen de VS en de EU. Persoonsgegevens die wij gebruiken voor de facturatie worden opgeslagen en verwerkt middels de boekhoudsoftware “ Exact Online” De servers van Exact staan in Nederland/Europa.

Overdracht van gegevens aan derde partijen

Het Studielokaal verkoopt of deelt geen persoonsgegeven met andere partijen.
In geval van achterstallige betalingen kunnen de contactgegeven echter wel overgedragen worden aan een incasso-instantie. In dat geval volgen wij de bestaande procedures zoals die zijn beschreven in de wet op de incasso van 1 januari 2013.

Gegevensverwerking

Onze interne administratie en ons leerlingenvolgsysteem is zodanig ingericht dat medewerkers / begeleiders / docenten enkel die gegevens in kunnen zien die zij voor de directe begeleiding van de leerling nodig hebben.

Onze verslaglegging die naar de ouders (dagverslagen / periodieke verslagen) wordt verstuurd, wordt eveneens aan de mentor en/of afdelingsleider van de leerling verstuurd.

Bewaren, verhuizen en verwijderen van gegevens

De gegevens van de leerling en de ouder(s) bewaren wij maximaal zeven jaar. Dit omdat leerlingen gedurende hun schoolloopbaan kunnen stoppen en ook kunnen terugkeren bij Het Studielokaal. Na deze periode worden de gegevens verwijderd.

Ouders/leerlingen kunnen tussentijds het verzoek indienen om de gegevens te verwijderen uit onze datasystemen. Jullie kunnen hiervoor contact opnemen met onze administratie via administratie@hetstudielokaal.nl

Ouders/leerlingen kunnen ook verzoeken om hun gegevens mee te verhuizen (dataportabiliteit). Ook in dit geval kan contact opgenomen worden via administratie@hetstudielokaal.nl.